Notes & Docs: Dokumentation, die nicht veraltet

Jede Firma hat Dokumentation. Und fast jede hat dasselbe Problem: Sie ist verstreut, niemand weiß, wer sie lesen darf, und nach einem Jahr stimmt die Hälfte nicht mehr. Notes & Docs ist unsere Antwort: private Notizen, geteilte Notizen und Wiki-Seiten in Spaces, alles an einem Ort, mit klaren Zugriffsrechten und einem Mechanismus gegen Veraltetes.

Ein Editor für alles

Sie schreiben in einem visuellen Editor, darunter liegt Markdown: Überschriften, Listen, Tabellen, Aufgabenlisten, Code, Bilder und draw.io-Diagramme. Notizen speichern sich wenige Sekunden nach der letzten Eingabe von selbst. Strg/Cmd+S speichert sofort, Strg/Cmd+E wechselt zwischen Lesen und Bearbeiten.

Wer darf was? Es kommt darauf an, wo die Notiz liegt

• Persönliche Notiz. Sie gehört Ihnen. Sie legen fest, wer sie lesen darf: nur Sie, Teams, Projekte, bestimmte Personen oder alle. Bearbeiten dürfen Sie und Personen, die Sie als Bearbeiter benennen.
• Seite in einem Space. Ein Space (zum Beispiel je Team, Projekt oder Thema) hat einen Seitenbaum und eine Zugriffsliste mit den Stufen Lesen, Bearbeiten und Admin. Wenn mehrere gemeinsam schreiben sollen, ist das der richtige Ort.

Sie müssen das nicht selbst herleiten: Der Knopf Zugriff in der Werkzeugleiste zeigt für jede Notiz, wo sie liegt, wer sie lesen und schreiben darf und was Sie selbst damit dürfen, samt Grund. Eine Notiz lässt sich außerdem verschlüsseln (dann nur zum Lesen teilbar).

Gegen das Veralten

Hier unterscheidet sich Notes & Docs von einem gewöhnlichen Wiki:

• Prüfzyklus. Eine geteilte Notiz ist so lange gültig, wie Sie beim Teilen wählen (standardmäßig 12 Monate). Ist sie fällig, bekommt der Eigentümer eine Aufgabe. Passiert 14 Tage nichts, bekommt die Führungskraft eine eigene Aufgabe.
• Veraltetes verschwindet. Eine geteilte Notiz, die mehr als 180 Tage überfällig ist, verschwindet aus Listen, Suche und KI-Assistent, bis sie geprüft ist. So gibt der Assistent keine veralteten Antworten.
• Entwürfe. Neue Seiten sind zunächst Entwürfe: nur die Autorin oder der Autor liest sie, sie stehen nicht in der Suche. Veröffentlichen macht sie sichtbar und startet den Zyklus.
• Archiv. Archivierte Seiten sind schreibgeschützt und aus Listen heraus, Links darauf funktionieren aber weiter.
• Space-Gesundheit für Administratoren: überfällige Seiten, Seiten ohne aktiven Eigentümer, Seiten, die ein Jahr niemand geöffnet hat, vergessene Entwürfe, sammelbar archivierbar.

Wird ein Konto gelöscht, gehen geteilte Notizen an die Führungskraft, mit einer Aufgabe, einen neuen Eigentümer zu finden oder sie zu löschen. Wissen geht nicht mit einem Weggang verloren.

Vorlagen und Verlauf

Seiten, die überall gleich aussehen sollen (Projektseiten, Systemdokumentation, Besprechungsnotizen), speichern Sie über Rechtsklick als Vorlage. Platzhalter wie {{date}}, {{author}} und {{space}} werden beim Anlegen einer Seite eingesetzt. Jede Änderung hinterlässt eine Version, ältere Stände lassen sich wiederherstellen.

Und die KI?

Suche und Assistent lesen dieselben Dokumente und zeigen nur, was die fragende Person sehen darf. Die Antwort kommt mit verlinkter Quelle. Beim Tippen eines Seitentitels nennt Resourcecloud ähnliche vorhandene Seiten, nach Wörtern und, wo ein Embedding-Dienst eingerichtet ist, nach Bedeutung. Doppelte Seiten entstehen so seltener.

Ausprobieren

Die Demo enthält einen Beispiel-Space mit Seitenbaum. Die vollständige Anleitung steht unter Dokumentation → Notes & Docs.