Meetings organisieren, ohne dass die Organisation selbst zum Meeting wird
Ein gutes Meeting beginnt vor dem Termin und endet nicht mit dem Auflegen. Einladungen, Tagesordnung, Videolink, Protokoll, Anwesenheit, Folgeaufgaben: Das alles liegt in Resourcecloud an einem Ort. Sie planen ein Meeting einmal, der Rest folgt.
Einladen und passenden Termin finden
Im Meeting-Planer öffnet sich das Verfügbarkeitsdiagramm von selbst. Sie blättern durch Zeitfenster, statt Start und Ende zu tippen, und sehen, wann alle können. Einzelne Meetings und Serien mit fester Tagesordnung sind möglich. Einen einzelnen Termin einer Serie können Sie verschieben oder absagen, ohne den Rest zu berühren.
Eingeladene sagen zu oder ab. Gäste ohne Konto antworten über einen persönlichen Link. Fünf Minuten vor Beginn erinnert Resourcecloud mit einer Beitreten-Schaltfläche.
Videolink inklusive
Jitsi ist eingebaut, ein Link entsteht automatisch beim Anlegen. Zoom, Webex, Google Meet und Microsoft Teams lassen sich anbinden: Der Link wandert beim Verschieben mit, und die Teilnahme kann nach dem Meeting zurückgelesen werden. Meetings landen auf Wunsch auch im Outlook-Kalender.
Ein Protokoll, das alle mitschreiben
Statt einer Mail mit Notizen gibt es ein gemeinsames Protokoll: Alle tragen Themen, Notizen und nächste Schritte in eine Tabelle ein. Aus einer Zeile wird mit einem Klick eine Aufgabe, damit Beschlüsse nicht im Protokoll versanden. Die Organisation schließt das Protokoll ab, die Teilnehmenden stimmen zu, danach ist es schreibgeschützt.
Zeit und Kapazität stimmen von selbst
Jede teilnehmende Person erhält eine Aufgabe, ein Meeting verbraucht also Kapazität wie jede andere Arbeit und fließt in den Plan ein. Eine Serie kann jeden Termin schließen und die geplanten Minuten für alle buchen, sodass der Arbeitszeitnachweis das Meeting enthält. In Berichten sehen Sie den Meeting-Anteil an der Arbeitszeit, mit einer Warnung, wenn er zu hoch wird. Im Meeting selbst werden die Kosten angezeigt (ab vier Teilnehmenden).
Wenn jemand ausfällt
Wer krank zu Hause ist oder Urlaub hat, wartet nicht mehr im Meeting: Anstehende Meetings werden automatisch abgesagt, mit dem Grund in den Kommentaren. Organisiert die Person es selbst, bleibt es bestehen und die Gruppe wird informiert.
Ausprobieren
In der Demo finden Sie Beispielmeetings mit Protokoll und Anwesenheit.