Der Workflow-Editor: Abläufe bauen, die sich selbst steuern

Im Workflow-Editor von Resourcecloud machen Sie aus einer wiederkehrenden Bitte ein Angebot mit festen Schritten. Jeder fragt es in einem Formular an, die richtigen Teams bekommen ihren Schritt in der richtigen Reihenfolge.

Ein Angebot in vier Bausteinen

1. Name, Beschreibung und Tags. Das sehen die Anfragenden in der Liste.
2. Wer es starten darf. Sie wählen Rollen oder öffnen es für alle. Die Liste zeigt ein Angebot nur Personen, die es starten dürfen, und der Server prüft das beim Absenden noch einmal.
3. Eingabefelder für die Anfragenden: Text (auf Wunsch mit Muster, etwa eine IP-Adresse), Zahl, Datum oder Auswahlliste. Alle sind Pflicht und werden auf dem Server geprüft.
4. Schritte. Je Schritt legen Sie Team, Titel, Aufwandsschätzung und den Vorgänger fest. Schritte ohne Vorgänger starten sofort, die anderen, wenn der Schritt davor erledigt ist.

Was dann passiert

Beim Starten entsteht eine Hauptaufgabe mit den Angaben der Anfragenden und je Schritt eine Aufgabe im Team des Schritts. Die Teams bearbeiten sie wie jede Aufgabe: aus dem Pool nehmen, zuweisen, kommentieren, Zeit buchen. Wird der letzte Schritt erledigt, schließt sich die Hauptaufgabe. Das Starten gilt ganz oder gar nicht: Ist ein Feld falsch, wird nichts angelegt.

Wer die Anfrage gestellt hat, verfolgt sie unter Meine Serviceanfragen. Der Fortschrittsbalken zeigt den Anteil des geschätzten Aufwands, der erledigt ist, und für jeden Schritt, ob er erledigt ist, gerade bearbeitet wird oder wartet.

Pflichtangaben je Schritt

Mit Schrittfeldern erzwingen Sie, dass die bearbeitende Person etwas einträgt, bevor sie den Schritt erledigen kann, etwa eine Ticket- oder Seriennummer. Ohne den Wert lässt sich der Schritt nicht schließen, weder per Knopf noch per API.

Andere Systeme mitmachen lassen

Mit Triggern reagiert ein anderes System, sobald ein Schritt erledigt ist: ein Bereitstellungsjob startet, ein Konto wird angelegt, ein Chat-Kanal erfährt es. Sie haben zwei Arten:

• Vor dem Erledigen aufrufen: Der Schritt gilt nur als erledigt, wenn die Adresse mit 200 antwortet. Gut, wenn der nächste Schritt davon abhängt.
• Als Webhook senden: signiert, mit Wiederholung, wenn das andere System gerade nicht erreichbar ist. Gut, wenn es nur Bescheid bekommen soll.

Felder des Angebots können Sie als Variablen in die Adresse schreiben. Ein Trigger-Dashboard zeigt, was ausgelöst wurde und was fehlschlug. Zusammen mit n8n, der REST-API und MCP lassen sich so ganze Abläufe automatisieren.

Gut zu wissen

Eine Änderung am Angebot ändert laufende Anfragen nicht: Sie behalten die Schritte, mit denen sie gestartet wurden.